Los sistemas de gestión documental, también conocidos por sus siglas en inglés como DMS (Document Management System), han logrado posicionarse como un elemento indispensable para cualquier empresa.
Y es que su uso ha llegado a convertirse en una gran ventaja competitiva, debido a que permiten gestionar numerosos documentos con más agilidad, dado que la era digital llegó para simplificar las cosas, y los software de gestión documental son un claro ejemplo de esto.
Por eso, si aún no te animas a implementarlos dentro de tu negocio, te invitamos a leer este artículo sobre por qué necesitas un software de gestión documental.
¿En qué consisten realmente los software de gestión documental?
Un software de gestión documental se trata de una herramienta que ofrece a las empresas la oportunidad de almacenar, editar y compartir documentos de manera completamente digital.
Por eso no es de extrañar que aumente la cantidad de organizaciones que apuestan por utilizar esta clase de sistemas, con el propósito tanto de aumentar la productividad, como de disminuir los gastos.
Además, es apropiado mencionar que el almacenar y compartir documentos de manera digital resulta más seguro, y ayuda a mantener la información sensible más protegida frente a usuarios no autorizados, ya que al contrario del papel, cuenta con numerosas capas de seguridad.
Asimismo, hay que decir que permite disminuir el desperdicio de papel, de modo que implica una solución bastante ecológica.
De igual modo, los softwares de gestión documental se caracterizan por ofrecer numerosos beneficios, los cuales podrían ser de gran ayuda para que tu empresa pueda llegar a nuevos niveles de éxito.
¿Para qué sirve este tipo de sistemas?
Los sistemas de gestión documental sirven para que sin importar el origen de los documentos utilizados dentro de tu empresa, puedas disponer de un archivo único y centralizado dentro de la compañía, a través del cual lograr tener acceso a ellos siempre que sea necesario.
En ese sentido, el software tiene que dar la posibilidad de almacenar la documentación de forma legal en formato digital, dentro del plazo establecido por la normativa, y mientras te sea útil.
Así vas a poder deshacerte del papel de los procesos y en consecuencia, también de los archivos físicos.
Esto es algo que puedes lograr si el sistema seleccionado cumple realmente con la digitalización certificada por la Agencia Tributaria, mediante la que cualquier documento digitalizado pasa a tener validez legal frente a los diversos organismos oficiales.
Otra función que poseen estos softwares, consiste en ofrecer la oportunidad de automatizar tanto las tareas como los flujos de trabajo.
De igual manera, también permite extraer de datos de las facturas con el fin de indexarlos al documento, e incluso buscar, organizar y archivar documentación, además de aprobar o validar los documentos.
De este modo, tu empresa podrá llevar a cabo sus trabajos con mayor rapidez.
¿Por qué conviene que utilices un software de gestión documental?
Existen diversos motivos por los cuales tu negocio necesita implementar el uso de un software de gestión de documental, pero entre los más importantes podemos señalar los siguientes:
Colaboración fácil y rápida
Poder compartir documentos fácil y rápidamente, supone una herramienta esencial dentro de todo tipo de empresas. Esto se debe a que la visualización y edición de datos, al igual que el intercambio digital, permiten acelerar el flujo de trabajo, y ofrece al personal la posibilidad de enviar, recibir, y compartir datos en menos tiempo del que necesitarían para hacerlo al usar documentos físicos.
Y es precisamente eso lo que el software de gestión documental ofrece a tu empresa, al ayudarte a acelerar considerablemente el proceso necesario para compartir y colaborar.
Aumento de productividad y eficiencia
El tiempo que se emplea para buscar documentos dentro de las bibliotecas de archivadores logra eliminarse completamente al usar esta clase de sistemas, por lo que los trabajadores de tu negocio podrán ahorrar mucho tiempo, e invertirlo en realizar más trabajo, logrando aumentar así su productividad y la eficiencia del negocio.
Y es que gracias a estos softwares, todos los datos y documentos manejados por tu compañía estarán almacenados de forma digital dentro de un mismo lugar, al cual los empleados podrán acceder rápidamente, y sin inconvenientes a través de cualquier ordenador del negocio.
Aumento de la seguridad
Un apropiado sistema de gestión documental dispone de diversas capas de seguridad, a través de las cuales logra mantener correctamente protegidos los datos personales que posee tu compañía bajo estrictas medidas de seguridad.
Facilidad de acceso
Estos softwares destacan por almacenar digitalmente cada uno de los documentos de tu negocio dentro de una misma ubicación central, y utilizando su función de búsqueda incluida podrás encontrar y acceder fácilmente a cualquier archivo que necesites, sin importar si es nuevo o antiguo, en solo unos pocos segundos.
Además, al acceder al archivo también tendrás la posibilidad de compartirlo sin inconvenientes con otros miembros del equipo, y/o incluso enviarlo a algún cliente a través de correo electrónico, de manera que todo el proceso logra ser mucho más eficiente.
Disminución del precio del papel
El precio del papel podría llegar a aumentar rápidamente dentro de las oficinas de una organización, razón por la cual la disminución del mismo que puede apreciarse al implementar el uso de archivos digitales a través de software de gestión documental en tu empresa, implica un gran ahorro.
Pero no solamente en cuanto al papel, sino también en tóner, tintas, almacenamiento (estanterías o espacios dedicados), mantenimiento de impresoras, etc.
